Teampel新手村

您好,尋求效率的勇者!
歡迎進入新手村!為了讓您趕快上手,我們在這兒準備了一系列TP的基礎知識,讓您迅速升級、外出打怪(應用在工作上)!

新手上路

在您裝好Teampel軟體並登入成功之後,螢幕上瞬間開展了嶄新的世界,迎面而來的是一股面對未知的強烈興奮感。那麼,現在該怎麼做才能快速進入情況呢?首先就由我來帶領你熟悉一下環境吧,首先請看看下面的告示板。

新手須知

  • 尚未建立團隊的人們,請照著 免費版部署說明 開始安裝服務之後再過來。
  • 您永遠只會看到 與您相關的訊息。任何的討論組或專案中若沒您的參與,就不會看到任何資訊。通常利用這一點即可達成簡單的權限控管。
  • 您有三種聊天方式可供選擇:一對一、討論組與專案 。任何形式的聊天(外加「投票」活動)皆會顯示在左側的頻道欄位之中,且可以分類整理。
  • 傳送檔案 的最快方式就是將檔案拖曳到您的聊天輸入框之中,別忘了您還能一次傳整個資料夾喔!
  • 所有與您相關的資訊都會放在歷史紀錄之中且可檢索,請在各介面上按一下 「對話紀錄」 按鈕以進入。
  • 如果您半途才加入一個討論組或專案,請前往歷史紀錄並按一下 「同步歷史」 按鈕來看之前的訊息。您還可同步歷史來查看已關閉的專案和討論組的歷史訊息!
*此說明適用於電腦版的Teampel用戶端,如需手機方面的說明,請 聯繫我們 。要更深入瞭解各項功能,請參考 用戶端說明。

訊息: 所有互動與溝通的所在。

(A)設定:

建立或編輯個人檔案、大頭照與偏好設定。

(B)頻道表:

一對一聊天、討論組、專案與投票皆顯示於此。您可選擇用「預設排序」或「按類別排序」,前者會依照動態先後加以排序(意即有最新動態的會排在最前),後者則會分為四個類別並沿用相同的動態排序。除了預設的四個類別之外,您也可以新增自訂的類別。

(C)訊息:

顯示您所有的聊天對象與訊息,包括一對一聊天、討論組、專案與投票,也可以讓您傳送檔案、管理專案、統整進度、撰寫備註與查詢歷史紀錄等等。

  • 選項列:

    依照聊天方式的不同而變。

    1. 一對一聊天

      傳送檔案、傳送資料夾、開始討論(建立討論組)、共享螢幕(讓同事遠端連線到您的電腦)

    2. 討論組

      傳送檔案、傳送資料夾。

    3. 專案

      對話(聊天、公佈欄與成員清單)、任務(瀏覽與管理所有任務)、文件(分享檔案的中心)、動態(顯示所有專案中重要的更新)、備註(所有成員皆能看到的備忘專區)。

  • 對話紀錄:

    按一下進入歷史紀錄,瀏覽或檢索與您相關的資料。

  • 查詢:

    搜尋目前聊天訊息中的關鍵字。

  • 側欄展開/收起按鈕:

    展開或收起右側欄位。

  • 聊天視窗:

    顯示最近的聊天訊息與動態更新(註:更久之前的資料需要以「歷史紀錄」來瀏覽)。

  • 字型:

    調整您使用的字型。

  • 表情:

    使用表情符號與貼紙。

  • 擷取螢幕:

    選擇是否隱藏目前視窗之後再截圖,並可在其上加上註記、打字等等。

  • 輸入框:

    您輸入訊息的地方。

  • 輸入按鈕:

    按一下即可送出訊息。可以選擇按Ctrl + Enter鍵送出,方便您換行。

(D)右側欄位:

依照聊天方式的不同而變。

  • 一對一聊天為:

    檔案傳送狀態與歷史紀錄。

  • 討論組為:

    檔案傳送狀態與歷史紀錄。

  • 專案為:

    [對話]公佈欄、成員清單;[文件]上傳與下載紀錄。

專案:顯示您參與的所有專案與任務,並提供多元的檢視方式。

(A)專案清單:

顯示所有的專案。

  • 建立:

    建立新的專案或用以組織專案的資料夾。

  • 排序:

    將所有的專案依勾選的條件排序。

  • 歷史:

    進入「歷史紀錄」。

  • 匯入:

    匯入csv格式的專案。

  • 匯出:

    將所有專案的資訊,包括專案負責人、專案建立、開始與截止時間、預估工時、專案進度、成員以及專案類型等匯出為csv檔案報表儲存於您電腦中。

  • 儀表板:

    匯出指定專案的統計數據。詳細資訊請見掌握進度。

    重要提醒: 僅含開始及結束時間的專案的統計數據可輸出為圖表。

  • 檢視方式:

    分為卡片、清單、甘特圖。

  • 搜尋:

    輸入關鍵字以搜尋專案名稱或成員。

(B)任務摘要:

顯示所有的任務。

  • 檢視方式:

    分為人、專案、篩選器三種方式。

  • 匯出:

    匯出所有任務資料為報表。

  • 重新整理:

    更新所有任務狀態與資料。

  • 搜尋:

    輸入關鍵字以搜尋任務,另有「進階搜尋」的選項。

  • 任務清單:

    顯示您參與的所有任務。

  • 甘特圖:

    顯示任務的甘特圖。

  • 時間檢視方式:

    分為周、月、年三種方式,另可選擇日期。

連絡人:組織架構與所有團隊成員皆列於此處。

(A)部門/清單:

以組織架構或清單方式來檢視所有的成員。

(B)相片顯示:

決定是否顯示大頭照與顯示的大小。

(C)對話紀錄:

進入「歷史紀錄」。

(D)搜尋:

輸入關鍵字以搜尋連絡人。

個人備註:您的私人工作用筆記本。
可以將筆記本與備註的關係視為資料夾與文件。

(A)個人備註工具列:

  • 建立筆記本:

    建立新的筆記本並排列於最左方筆記本清單列表。

  • 建立備註:

    在目前的筆記本建立新的備註。

  • 刪除備註:

    刪除目前的備註。

  • 排序:

    以「標題」或是「修改時間」來排序備註。

  • 同步:

    更新所有的個人備註資料。

  • 檢視方式:

    分為清單與卡片。

  • 搜尋:

    輸入關鍵字以搜尋備註,另有「進階搜尋」的選項。

(B)筆記本清單:

列出所有的筆記本。

(C)備註清單:

列出目前選擇的筆記本之所有備註。

(D)備註內容:

顯示當前備註的所有資訊。

行事曆:自訂顯示於行事曆上的任務以及建立事件與提醒。

(A)我的行事曆:

選擇之後會顯示所有的個人事件。

(B)專案清單:

列出所有您參與的專案。選擇之後會在行事曆上顯示相關的資料。

(C)建立:

在行事曆上建立個人事件與提醒。

(D)檢視方式:

分為清單與行事曆兩種方式。

  • 日期:

    可以調整日期。

  • 今天:

    移動至今天。

更多:建立廣播訊息、討論組或投票活動。

(A)廣播:

瀏覽、建立並管理廣播。

(B)討論組:

瀏覽、建立並管理討論組。

(C)投票:

瀏覽、建立並管理投票活動。

同事們

如果您(或您的系統管理員)在Teampel管理系統中建立好了組織結構,您就可以在「連絡人」之中預設的 「部門」 檢視方式看到架構圖。只要按一下任一個部門,即可以在右側看到全部的成員。針對每個成員,您可以傳送訊息、檔案、資料夾、建立討論組、建立投票活動、瀏覽對話紀錄、建立廣播訊息。

如果是「清單」檢視方式,則所有的成員會以線上與離線兩種狀態來分別顯示。

想看到同事們的大頭照嗎(假設大家都有給自己加上的話)?按一下 相片顯示 ,選擇「小圖示」或「大圖示」來決定相片的顯示大小。不想看到的話,請選擇「簡易模式」。

重要提醒別忘了Teampel支援「訪客帳號」這個功能喔!只要管理系統設定妥當,公司的外部人員(比如包商)也可以連進Teampel之中共同參與專案。除了在專案之外,任何人都無法與訪客帳號直接聯繫。

隱藏密技同事們對你來說除了聊天、分享檔案之外,還有一個威力強大的隱藏功能──那就是請他直接連到您的電腦上幫您解決問題!舉凡您工作上或使用電腦時碰上了惱人的情況,都可以讓強者同事或IT人員以遠端連線方式幫助您排除疑難雜症。欲用此招,請在一對一聊天之中按上方工具列的「共享螢幕」按鈕,然後選擇 共享桌面、共享程式、共享視窗或共享區域四個選項之一。

  • 共享桌面:共享整個桌面。
  • 共享程式:只共享選擇的程式。
  • 共享視窗:只共享某個目前開啟的視窗。
  • 共享區域:只共享您指定範圍的區域。

經過簡單的設定之後,共享的請求就會發到對方那兒,只要他接受就會自動開始囉!您可以放心的離開座位去泡杯咖啡,或是緊盯對方在您電腦上的一舉一動。要喊停的時候,只要按下「停止」按鈕即可。當然如果對方工作完成或失去耐性了(?),也可以隨時中斷。

聊天頻道

Teampel頻道表秉持「凡走過必留下痕跡」的精神。只要您傳送訊息給任一成員、討論組或專案,程式就會自動在頻道表中建立新的對話並調整位置到最上方;反之,任何成員傳訊息給您,或是任何您參與的討論組或專案有動靜,它們也會依照時間先後順序排到最上方。您隨時都可以按住拖曳某個對話到新的位置,或是按一下選擇的對話右側的「x」按鈕來隱藏。

小提醒假如在任何討論組或專案中有成員tag你,會有一個「@」符號出現在該對話之上。

小提醒在偏好設定的「對話」之中,可以設定最多保留多少個沒有動靜的對話。通常,為了節省您頻道表上的寶貴空間,一段時間沒有動靜的對話就會被新的對話「長江後浪推前浪」而自動隱藏了。

頻道表擁有兩種檢視方式:

  • 預設排序:

    所有的對話不分類別都依照動態的先後順序排列在頻道表上。

  • 按類別排序:

    依序以「連絡人」、「專案」、「討論組」、「投票」四種預設類別來分別顯示所有的對話。類別可以經由拖曳方式來改變 順序,但無法改變名稱。按一下分類名稱左側的箭頭,即可展開或是隱藏該分類的清單。

小技巧在這個模式之中,您可以建立新的聊天分組(類別)並為其命名,然後把相關的對話都拖曳到底下。比如說您常有需要與未參與某專案的同事私下溝通(舉例:只需要知道結果但不需要參與過程的人,比如說財務人員),或是有任何您常需要溝通卻不適合擺在同個討論組的同事,即可把該專案與這類人員都拖曳到一個自訂類別之下,增進聯繫上的效率。

隱藏密技在一般聊天軟體的群聊之中,總是不知道是誰還沒看到訊息,非常討厭!但在以工作為重的Teampel之中,這種事是不能發生的!凡是在專案與討論組裡面,任何傳送出去的訊息的右下角處都有個已讀統計,如5/14就是代表14個成員中有5個已讀。厲害的來了:請把滑鼠放到數字上面,就會看到所有未讀成員的個別資料。老是懶得看訊息的人皮要繃緊點囉…

語音通話

是不是有時候覺得,光是用文字表達有時實在是詞不達意呢? 是否有時會擔心自己文字的掌握度不夠會讓同事誤會自己? Teampel讓你直接跟特定的同事透過語音暢談公事! 您只需要在登入Teampel時輸入您的SIP密碼 (只需要登入一次,之後登入Teampel時時會同時登入SIP),並選擇一位您想要討論公事的同事,在工具列上按一下「語音通話」,系統即會自動撥號!

*請注意:在使用語音通話功能前,必須先在後台管理系統中開啟VoIP通話功能並添加SIP伺服器IP位置,且分別為同事們添加SIP帳號喔!

專案與任務

簡而言之,專案管理是幫助團隊在朝設定目標邁進時的統籌、協調工具。在Teampel之中,專案(project)與任務(task)的關係可以以拼圖來形容:隨著任務一個個的完成,就猶如拼圖一片片構成整幅畫作一樣。

以下我們將藉著 「新產品發佈會」 作為例子,以淺顯易懂的方式講解Teampel專案管理的精髓。(以下內容若與真實名稱有雷同之處,純屬巧合)

宏強科技於近日新導入了Teampel,還在讓各部門熟悉軟體當中,剛好公司的自主品牌 「Activoice智慧錄音筆」即將推出新款,老闆指示要舉辦一場產品發佈會,於是銷售總監Lora立刻決定使用Teampel來協調所有的相關工作。

Lora開啟Teampel後,在「專案」建立了一個名為「新世代Activoice產品發佈會」的 「排程專案」 。此排程類型專案與一般專案相比,更加重視專案中任務與任務間的時間關聯性,並可依照預計的任務工期以及任務完成狀況自動調整。

緊接著Lora於 「新增專案成員」 選擇此發佈會專案的相關人員,包括:公關、行銷、產品、設計、銷售等等,同時也加入老闆,好讓高層能隨時追蹤進度並提供指示。

接著Lora按一下 「進階」 繼續設置此專案的工作天及預計開始時間,並手動調整專案進度。同時細心的Lora將「產品品牌策略」設為此發佈會專案的 前導專案 ,期許此專案能為發佈會帶來更多豐富的ideas!

因為 Lora是建立專案的人(專案的負責人),所以有權指派或取消專案的「管理員」。大致上來說,專案中三種身分所擁有的權限為以下不同:

專案建好之後,Lora首先在 「公布欄」 中記下發佈會的預定日期及鼓勵的話,然後傳送訊息給專案裡的所有成員。

接著Lora開始在這個專案內建立任務。他按了一下「任務」,並選擇「建立」>「建立新任務」。在彈出的視窗之內,他填入了 任務名稱 「比較與預定舉辦場地」,然後寫上大略的 任務描述 「請公關與行銷人員依照50-70人的場地規模挑選大台北內合適的發佈會場地,並依照價格、場地條件、交通方式等條件向上呈報給Lora。待上級批准後即可開始預訂。」。並隨即將任務的負責人設為自己,並將公關與行銷人員加為 參與者,工期 設置為7天, 開始時間 為8/31, 截止時間 此時依照此專案預先設置的工作天 (星期一至星期五) 以及計畫工期 (7天) 自動計算並跳至9/8! 完全不須動腦計算!就這樣,專案的首個任務就建立完成了!

小提醒填寫任務工期後,系統會根據專案的工作天以及任務開始時間來計算任務截止時間。如果修改開始時間,則會根據工期自動調整截止時間;如果修改截止時間,則會自動調整工期。

另外一個任務則是「發佈會創意組」,但Lora除了讓行銷人員參與外,還加入了產品部的同仁,使得天馬行空的想像力建立在務實的規格之上,企劃才能更加成熟。但由於發佈會日期頗為接近,他就把這個任務的 優先順序 設為高,同時加上到期前的 提醒 機制,讓成員知道要優先完成此任務。

第三個任務是「發佈會素材準備」,成員來自行銷與設計部門,目的是事先準備好簡報需要的素材,包括PPT、傳單、小手冊、影片等。但因為要等「發佈會創意組」這個任務結束後才能確定要做什麼,Lora就把前述的任務「發佈會創意組」設為 前導任務 ,關係設為 結束-開始 (FS),如此一來專案成員都會知道這兩個任務的關係。

就在此時,Lora突然想到可以用以前發佈會的素材作為參考,所以他立刻將檔案 2015 product launch presentation. pptx 檔案 上傳 至專案文件中,然後回到「發佈會素材準備」任務,前往 「引用」 ,按一下 「引用檔案」 ,最後選擇剛上傳的參考檔案。這樣一來,所有成員就會知道那些檔案是為範例用途。

不過在設置任務時,Lora並沒有把 計畫時間開始 設在前導任務「發佈會創意組」的截止時間9/5之後,當他按下確定後,在任務的甘特圖檢視模式中,出現紅色連線代表任務有排程(時間)衝突。

不過Lora不擔心,因為此發佈會專案為 「排程專案」 ,因此身為專案管理員的Lora可以使用 「自動排程」 重新調整兩個任務的時間關係 (專案負責人ken也可以使用自動排程!)。在自動排程視窗中,Lora按一下 「自動調整」 ,此時系統根據任務間的前導關係來重新排程。如果自動調整後的結果符合預期,則按一下 「儲存變更」 。但這時Lora希望延長發佈會素材準備的工期,他直接手動修改拖曳右側邊界來延後此任務的結束時間。

小提醒手動調整時,可以拖曳任務區塊來直接調整。拖曳左側邊界可調整任務的開始時間,而拖曳右側邊界則可調整任務的結束時間。若從任務區塊中間拖曳,將可整體移動 (不影響工期)。另外也可按兩下任務區塊來直接開啟任務視窗進行修改。

隱藏密技任務甘特圖中,勾選「顯示計畫時間」,則甘特圖中將繪製出任務的計畫時間。取消勾選,就會隱藏任務的計畫時間。

活動企劃/公關Mickey為了具體化「比較與預定舉辦場地」任務,因而在此任務下新建了兩個 子任務 1. 「討論並列出合理場地」及2. 「篩選出最終場地」,此時「比較與預定舉辦場地」成為了父任務,他的進度會隨著子任務的進度而變動。

為了完成任務,成員們逐漸上傳了各式各樣的檔案到了專案裡面,讓所有人都能自由下載。欲知其中詳情,請見 分享檔案。

之後Lora依照同樣的方法建立了其他任務。隨著任務的參與者在工作上有所斬獲,即可以自行調整任務的 進度 ,也可於任務或專案的 「註解」 或專案裡的 「備註」 區 (前者只在任務之中顯示,後者範圍較廣,於專案之中顯示) 中加上需要特別注意的事項。 每當進度有所變化,調整進度的成員可填寫 任務紀錄 ,註明完成的事項或是任何值得記錄的事情。同時,當任何成員修改了除進度之外的資訊,也會需要填寫任務紀錄,以便其他成員了解更新的部分。

當諸多任務的進度變為了100%,Lora前往「專案」區之中,在專案上按一下右鍵,選擇「專案資訊」,然後更新專案的進度 (只有專案負責人及管理員可以修改專案進度喔!)。

至於Lora與老闆是如何追蹤進度,確保發佈會能成功舉辦的呢?欲知後事如何,且聽下回分解。

小技巧舉凡任務與專案都擁有「里程碑」這個選項。您可將具有重要性的任務或專案設為里程碑,使其在清單或甘特圖中更加醒目。

掌握進度

一個專案可能會有數十個,甚至上百個任務,所以透明化非常重要,如此一來主管與每位成員才能隨時掌握專案的進度。以下就以上回的產品發佈會為例,接著以實例說明專案管理的訣竅。 還記得上回最後提到的「任務紀錄」嗎?對於主管或其他成員來說,他們只需要開啟該任務,移至「歷史紀錄」後即可瀏覽所有的工作紀錄與資訊變更。

然而一旦參與的任務多了,如何追蹤所有任務的進度即成為了當務之急。不用擔心!專案裡的「任務」區提供了多元的方式讓您能迅速掌握局勢。

(A)任務篩選器:

建立篩選器將目前專案中的任務分門別類。您可使用系統預設的篩選器或自行建立篩選器。

(B)我的收藏:

作用類似我的最愛。在任務上按一下右鍵,然後再按「新增收藏」即可加入到收藏之中。反之,在我的收藏當中任一任務上按右鍵並選擇「取消收藏」即可移除。

(C)成員任務清單:

顯示專案中所有成員各自參與的任務數量。選擇任一個成員即會在右側顯示所有的任務。

(D)任務檢視方式:

分為「清單」、「甘特圖」、「行事曆」、「報表」四種方式,您可以依自己的喜好隨時切換。

隱藏密技想保存目前專案中所有任務(或指定期間的任務)的進度嗎?想傳送目前專案特定任務的執行狀況讓其他人員知道嗎? 進入專案,使用「甘特圖」檢視任務,您可以使用「儲存圖片」螢幕擷圖甘特圖,或是儲存指定任務的甘特圖。

(E)搜尋:

可以輸入關鍵字或自訂條件來搜尋任務。

另外「專案」之下的 「任務摘要」 區。這個區域整合了所有的成員、專案、篩選器並以清單加上甘特圖的方式組織化顯示所有任務,讓全部的任務一覽無遺。

小技巧您還可以給個別任務加上不同顏色的標籤,讓您能更精準的一眼就判斷出它的當前狀態。在任一任務上按一下右鍵,在彈出式選單中選擇「標籤」,然後於子選單中選擇一種預設的標籤。完成之後,即可以在任務上看到該顏色的標籤。如果需要清除標籤,則在子選單中選擇「全部清除」。如果想要管理與自訂不同顏色的標籤,請按一下「任務」工具列上的「標籤管理」按鈕,或是在上述的子選單中選擇「標籤管理」。

最終,感謝透明化辦公與嚴謹的專案/任務管理機制,「新世代Activoice產品發佈會」不但舉辦成功,公司上下也發現Teampel即時通訊+專案管理二合一的設計大幅加速了工作的推展,遠勝以往以電子郵件與一般聊天軟體的組合!

隱藏密技專案實在太多了!而你現在是不是有點不太確定到底目前自己負責的專案到底有幾個?參與的專案有那些? 各個專案計畫與實際工期差多少呢? Teampel專案標籤下的「儀表板」功能能夠統計並匯出所有選定的專案資訊,包括專案進度分布圖、各負責人的專案進度統計圖、專案執行時間統計圖、執行中專案預估與實際進度對照圖、以及專案與實際工期對比圖。請注意,沒有包含開始與結束時間的專案將不會被列入統計喔!

增進表達力

在Teampel之中,您可以自由的變更自己使用的文字大小、字型、顏色、樣式,或是擷取螢幕與使用表情。

  • 變更目前的文字:

    按一下「字型」按鈕會出現功能列,在其中即可調整多項設定。

  • 預設設定:

    預設設定會自動套用在所有您輸入的訊息上。按一下「字型」按鈕彈出功能列,然後再按一下「預設字型設定」,出現 「字型設定」對話方塊。設定的時候下方的視窗會提供預覽,完成之後請按一下「確定」按鈕。

  • 擷取螢幕:

    您可以擷取目前的螢幕,或是隱藏目前的視窗後再擷取螢幕。是否隱藏目前視窗的選項位於按鈕右側的向下三角 箭頭之處,按一下就會出現彈出式選單,讓您選擇該選項。

    但Teampel能做的遠不止擷取螢幕而已,在您拖完一個方框之後,即會在方框下方出現工具列以及截圖尺寸資訊, 使您能夠在截圖內加入諸如方塊、圓形、箭頭、打字等註解──全部都能夠調整顏色、大小與粗細。而右邊的功能則 提供了 復原(假設您已經有過變更)、複製、另存新檔、擷取整個螢幕四個功能。當您完成之後,按一下打勾的按鈕來 將擷取的螢幕貼至輸入框中,等候您傳送;或是按一下「x」來取消。

    打個比方,比起費力的用文字解釋一張圖表上的哪裡有誤,不如直接擷取下來,然後在錯誤的地方畫上一個紅圈有效。

  • 表情:

    Teampel官方有內建一組表情符號,但我們知道是相當不敷使用的。因此我們設計了「新增」功能讓您可以自由的 加入圖片或.gif動畫,以及幫助您設定熱鍵、建立與修改表情的「管理」功能。您也可以擷圖您喜愛的表情並且按右鍵將此截圖另存為表情,之後就可以重複使用此表情喔!

分享檔案

您可以在Teampel之中分享檔案或整個資料夾,其途徑有三:一對一聊天、討論組、專案。

  • 一對一聊天:

    凡是只與一個成員聊天,就會進入一對一的聊天視窗之中。此時視窗的上方即會出現「傳送檔案」、「傳送資料夾」兩個按鈕,按一下任一個即會讓您選擇要分享的檔案或資料夾。另一個更快的方式則是將檔案或資料夾從它處拖曳到輸入框中。

    您隨時可以利用視窗右上角的箭頭按鈕展開側欄,瀏覽你們之間的檔案分享紀錄。此紀錄會以清單的方式顯示所有檔案的傳送日期、時間、狀態、檔案類型與名稱。

    更棒的是,您還能利用每一個檔案/資料夾右側的箭頭按鈕開啟選單,然後下載該檔案/資料夾或另存新檔。 此外,您也能直接把該檔案/資料夾轉寄給另一個成員、討論組或是專案。

  • 討論組:

    在討論組之中同樣地有「傳送檔案」、「傳送資料夾」兩個按鈕,按一下其中之一即會讓您選擇要分享的檔案或資料夾。討論組之中所有的成員都能夠瀏覽、下載或刪除任何檔案/資料夾。另一個更快的方式則是將檔案或資料夾從它處拖曳到輸入框中。

    您隨時可以利用視窗右上角的箭頭按鈕展開側欄,瀏覽「檔案清單」,也就是討論組內的檔案分享紀錄。此紀錄會以清單的方式顯示所有檔案的傳送日期、時間、狀態、檔案類型與名稱。

    「傳送」區則顯示了上傳中與上傳完成的檔案/資料夾。您也可以於此刪除已上傳的檔案/資料夾,讓其他成員無法再下載該檔案/資料夾。

    您還能利用每一個檔案/資料夾右側的箭頭按鈕開啟選單,然後下載該檔案/資料夾或另存新檔。此外,您也能直接把該檔案/資料夾轉寄給另一個成員、討論組或是專案。

  • 專案:

    專案有個專屬的「文件」區讓您統一瀏覽、管理所有的檔案,而這個文件區最與眾不同的就是可以建立資料夾來組織化歸類各種檔案。專案中所有的成員都能夠自由瀏覽、下載或移動任何檔案,但請注意如果您是一般的專案成員則無法刪除檔案與資料夾,亦無法重新命名檔案。

    「文件」區的頂端有工具列,提供所有與檔案管理有關的功能。

    • 上傳

      上傳一個檔案到專案之中。

    • 資料夾

      上傳一個資料夾到專案之中。

    • 另存為 …

      將選擇的檔案/資料夾下載至指定的位置。

    • 刪除

      刪除選擇的檔案/資料夾。

    • 移動到

      移動選擇的檔案/資料夾至新的位置。

    • 重新命名

      重新命名選擇的檔案/資料夾。

    • 排序

      依照名稱、大小、建立時間與遞增、遞減等條件排序所有檔案/資料夾。

    • 重新整理

      重新從伺服器讀取最新的資料。

    以上大部分的操作也可以在任一檔案/資料夾上按一下右鍵之後出現的選單找到。該選單中尚有引用、轉寄、 傳送電子郵件功能可以選擇。

    您也可以直接拖曳檔案/資料夾到「文件」區之中來上傳。

    右側的欄位則顯示了上傳中/上傳完成以及下載中/下載完成的檔案清單。

    小提醒「下載」的意思是將檔案/資料夾直接下載到Teampel自動建立的位址,如果您需要存到指定的位置。

    小技巧您可以於後台自訂上傳檔案的大小上限 (需有後台管理權限)。 系統預設為1024 MB,代表上傳的單一檔案大小不得超過1024 MB。您可自行調整喔!

個人備註

個人備註用途在於讓您有個私人的工作用記事本,隨時都可以加入新的筆記本與備註並加以管理。筆記本與備註的關係就像是書籍與頁一般,也就是一本書可以有非常多的頁面。本功能常常被當成簡版Evernote一般的使用。 備註內容包括了標題與內文,且可以讓您自由嘗試不同的文字大小、顏色、字型與加入擷取螢幕畫面。簡單的「查詢 」功能則可使您從最近的紀錄輕鬆找到符合條件的搜尋結果。

  • 建立筆記本:

    按一下這個按鈕來建立一個新的筆記本並為其輸入名稱。您也可以在最左側的筆記本欄位按一下右鍵並選擇「建立筆記本」。 除了預設的「個人筆記本」之外,其餘自訂的筆記本皆可隨時改名。請在欲改名的筆記本之上按一下右鍵,然後選擇「重新命名」。

  • 建立備註:

    按一下這個按鈕來建立一個新的備註。您也可以在中間的備註欄位點選右鍵並選擇「建立備註」。

  • 刪除備註:

    刪除選擇的備註。您也可以於中間欄位在目標備註上按一下右鍵並選擇「刪除」。

    小提醒只要您進入個人備註或者切換到別的筆記本時,程式就會自動選擇第一個筆記本的第一個備註。因此您一定會有已選擇的備註存在。

    小提醒欲刪除筆記本,請在筆記本上按一下右鍵並選擇「刪除」。

  • 排序:

    依照標題或修改時間來排序備註。

  • 同步:

    從伺服器讀取最新的個人備註資料。

  • 清單/卡片按鈕:

    選擇一種方式來瀏覽備註。

  • 搜尋:

    輸入關鍵字以搜尋備註,另有「進階搜尋」的選項。

行事曆、廣播與投票

  • 行事曆:

    行事曆是方便您迅速地在日曆上總覽專案任務的地方,另外還可以建立私人事件來提醒自己,比如說下周的會議或是出差的日期。

    行事曆分為兩個區域,一是左側的專案區,二是右側的行事曆。簡單來說,您可以選擇一個或多個專案,然後該專案中的任務就會依照其開始與結束日期顯示於行事曆上。選擇「我的行事曆」則會顯示您建立的所有事件。

    行事曆上方的工具列提供了建立私人事件的建立按鈕、切換周檢視與月檢視的按鈕、目前的年份與月份,以及快速跳到今天的按鈕。

  • 廣播:

    廣播的用途是以立即讓所有接收者得知某項重要資訊,比如說公司政策更新、內部伺服器維護通知,甚至是某位同事的生日。

    如果要發佈一則廣播訊息,請您至「更多」並選擇「廣播」,然後選擇「開始廣播」,再輸入主題、收件人(可直接輸入關鍵字或按右邊的按鈕來從組織架構中選擇)與內文。完成之後,按一下「傳送」按鈕即可。所有收件人都會立刻在螢幕上看到彈出的廣播訊息。

    「廣播」中的左側欄位有三個預設的類別,分別為「接收」、「傳送」、「草稿」。接收指您曾經收到過的所有廣播訊息,傳送是您建立並傳送出去的所有廣播訊息,而草稿則是您建立但尚未完成編輯的廣播訊息。每個類別都能夠展開與收起。

    選擇一個廣播訊息之後,您可以按一下「刪除」按鈕來刪除之。

    排序功能讓您可以依照特定條件瀏覽所有的廣播訊息。

    最後,您能夠用搜尋功能以關鍵字尋找特定的廣播訊息。

    小技巧如果您常需要發佈類似內容的廣播訊息,可以在欲複製的訊息上按一下右鍵並選擇「複製到新廣播」,就會彈出完全複製版的新廣播訊息供您微調。

  • 投票:

    投票是Teampel另一個極具特色的功能。基本上,它可以讓一群人以民主的方式選出最佳的選項,大可至員工旅遊 的地點,小可至午餐何處吃,應用範圍非常廣大。

    如果要發起投票活動,請您至「更多」並選擇「投票」,然後按一下「發起投票」按鈕。新建立的投票會顯示在您的頻道表中(但要等到正式發起後,參與者才能在自己的頻道表中看到),然後您需要填入更多的資訊,如下所示:

    1. 主題:

      本次投票活動的主題,比如說「2018員工旅遊(國外)」。

    2. 描述:

      投票活動的附加資訊,比如說「一起享受美好夏天! 環遊世界指日可待!」。

    3. 投票選項:

      參與者可以投票的選項,除了可以自由增減數量之外(按一下下方的「新增選項」來增加;按選項右邊的「x」來 刪除),還可以附上圖片以供參考。下方的其他選項可以讓你規定投票是為單選制還是複選制、投票結果的顯 示方式(是否讓參與者知道結果),以及截止日期。 承上,舉例來說,可以設為「荷德比盧樂活10日」「南歐希臘藍白世界度假趣10日!聖托里尼、米克諾斯雙島遊!」、「馬爾地夫珊瑚島渡假村6日」、「阿拉斯加 費爾班克斯極光之旅10日」。

    4. 新增參與者:

      從組織結構中選擇投票活動的參與者,並可在最下方的方塊中選擇是否包括我自己。

    一切就緒之後,就可以按下「發起」按鈕了!很快地所有參與者就會在頻道表中注意到新的投票事件,並可以開始投票。使用「重新整理」按鈕可以更新投票活動,讓您得知最新的投票進度、投票率等等資訊。

    「投票」的介面上有三個預設類別,分別是「進行中」、「草稿匣」與「已結束」。

    1. 進行中:

      所有您有參與且正在進行中、尚未到期的投票活動。

    2. 草稿匣:

      所有您所建立但尚未正式發起的投票活動。

    3. 已結束:

      所以您有參與且結束的投票活動。

    最後,您能夠用搜尋功能以關鍵字尋找特定的投票活動。

    小技巧如果您常需要發起類似內容的投票活動,可以在欲複製的活動上按一下右鍵並選擇「複製到新投票」,就會彈出完全複製版的新投票活動供您微調。